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Como realizar o controle de entrada e saída de materiais na obra?

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O controle de entrada e saída de materiais é muito importante na gestão de qualquer obra. Quando esses itens essenciais chegam atrasados ou são usados sem acompanhamento, eles podem gerar desperdícios, custos adicionais e atrasos no cronograma. Neste post, vamos explorar as melhores práticas para evitar problemas.

O que é o controle de entrada e saída de materiais?

O controle de entrada e saída de materiais é uma tarefa de gestão que envolve registrar, monitorar e acompanhar todos os itens que chegam e são usados em um canteiro de obra.

– Leia também: Monitoramento de obras: entenda o que é e como fazer

Qual é a importância do controle de entrada e saída de material?

Esse processo é essencial para garantir que os materiais necessários para a execução do projeto estejam disponíveis no momento certo, em quantidade adequada e em boas condições.

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Como fazer o controle de entrada e saída de materiais?

Essas são algumas boas práticas para fazer o controle de entrada e saída de materiais da obra:

1. Planejamento e organização

Identificação e cadastro de materiais

O primeiro passo é identificar e cadastrar todos os materiais que serão utilizados na obra. Cada item deve ter uma descrição detalhada, incluindo: especificações técnicas, unidade de medida, fornecedor, datas de compra e entrega. 

Usar um sistema de gerenciamento de materiais (ERP) pode facilitar a organização e permitir um controle mais preciso.

Planejamento de compras

Ele deve considerar o cronograma da obra, as etapas de construção e a necessidade de cada material em cada fase. Apesar da compra antecipada evitar atrasos, é preciso equilibrar os estoques para não sobrecarregar o local com materiais desnecessários.

– Leia também: Lista de materiais de construção: confira 15 itens que não podem faltar na sua

2. Recebimento e inspeção

Conferência de documentos

Ao receber os materiais, confira sempre a nota fiscal e o pedido de compra. Veja se a quantidade e as especificações estão corretas e de acordo com o pedido.

Inspeção de qualidade

Antes de aceitar os materiais, faça uma inspeção detalhada para garantir que eles  estão dentro dos padrões de qualidade exigidos pelo projeto. Aqueles que estão danificados ou fora das especificações devem ser recusados e devolvidos ao fornecedor.

3. Armazenamento adequado

Organização do depósito

O armazenamento correto dos materiais evita danos e perdas, por isso organize o depósito de forma que os itens fiquem facilmente acessíveis e identificados. Aqueles considerados perecíveis ou sensíveis devem ser guardados em condições que preservem sua integridade.

Segurança no armazenamento

Tenha a certeza de que o armazenamento está seguro para evitar acidentes e  prevenir furtos. 

4. Controle de saída de materiais

Processos de solicitação e autorização

Cada retirada deve ser autorizada por um responsável, garantindo que apenas as quantidades necessárias saiam do estoque.

Registro de saídas

Anote todas as vezes que os materiais forem retirados. Inclua a data, a quantidade, para que foram usados e quem pegou.

5. Inventário e auditorias

Inventário periódico

Faça inventários regularmente para conferir se o que está no papel bate com o que está no estoque. Isso ajuda a encontrar diferenças que podem indicar problemas como roubos, desperdícios ou erros na hora de anotar.

– Leia também: Orçamento de obras: o que é, como fazer e exemplos 

Ajustes e correções

Depois de fazer os inventários, ajuste as informações no sistema de controle. Isso garante que os dados sobre o estoque estejam sempre atualizados e corretos.

6. Tecnologia e automação

Uso de sistemas informatizados

Usar um sistema informatizado para gerenciar os materiais facilita o controle e dá uma visão mais clara e precisa do estoque. Tecnologias como RFID e códigos de barras podem ajudar a rastrear os materiais e automatizar os processos.

Relatórios e análises

Use um sistema para criar relatórios e análises regulares sobre o consumo de materiais. Isso ajuda a identificar padrões, otimizar o uso e planejar futuras compras.

7. Sustentabilidade e redução de desperdícios

Gestão de resíduos

Crie regras para gerenciar os resíduos e minimizar o desperdício de materiais. Sempre que possível, incentive a reutilização e reciclagem.

Consumo consciente

Incentive os trabalhadores a usarem os materiais de forma consciente. Pequenos cuidados no dia a dia podem levar a grandes economias no final do projeto.

Erros comuns no controle de entrada e saída de materiais na obra

  1. Não anotar corretamente a entrada e saída de materiais;
  2. Não verificar a qualidade e quantidade dos materiais recebidos;
  3. Armazenar de forma desorganizada e perder ou danificar os materiais;
  4. Fazer controle manual o que pode levar a erros;
  5. Falta de treinamento da equipe;
  6. Não fazer inventários regulares, o que impede a correção de divergências;
  7. Falta de comunicação clara entre a equipe e os responsáveis;
  8. Retirada de materiais sem processo formal;
  9. Planejamento insuficiente que causa excesso ou falta de material;
  10.  Não reutilizar ou reciclar materiais, o que aumenta o desperdício e os custos.

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– Leia também: 7 dicas para escolher uma fábrica de artefatos de concreto em Juiz de Fora

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Hamilton Bandeira

Sócio e Gerente Geral da HR Premo. Engenheiro formado pelo Instituto Federal do Sudeste de Minas Gerais (IFSEMG), possui mais de 7 anos de experiência na área, destacando-se pela sua expertise em projetos complexos e gestão de equipes técnicas. LinkedIn: @hbengenhariamecatronica

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